MANAJEMEN DAN TEKNIK PERSIDANGAN

I. Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Berangkat dari pengertian manajemen diatas penulis berpendapat bahwa dalam hal apapun yang berkaitan dengan organisasi harus dapat menerapkan manajemem didalamnya yang berfungsi sebagai stabilitator organisasi. Hal lain yang berkaitan dengan manajemen adalah efektifitas kerja organisasi, efektifitas ini berarti bahwa tujuan organisasi dalam program kerja dapat dicapai sesuai dengan perencanaan.

II. Pengambilan keputusan dalam organisasi

Pengambilan keputusan dalam organisasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, dan istilahnya sesuai dengan gaya organisasi tersebut yang disesuaikan dengan AD/ART masing-masing organisasi. Berikut adalah macam-macam cara pengambilan keputusan :

1. Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
2. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik
3. Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.

III. Musyawarah Besar Anggota BESIK’s (MUBESTA)

Musyawarah Besar Anggota adalah Musyawarah tertinggi dalam pengambilan keputusan, Ketetapan-ketetapan, dan usulan lainnya yang berkenaan dengan organisasi BESIK’s Unwir Indramayu yang dalaksanakan 1 ( satu ) tahun sekali. Merujuk pada pengertian macam-macam pengambilan keputusan, maka MUBESTA formatnya adalah sidang. Dalam persidangan ada beberapa unsur atau perangkat persidangan yang harus dipenuhi terlebih dahulu yaitu : (1) tempat atau ruang sidang, (2) waktu dan acara sidang, (3) peserta sidang, pada persidangan peserta harus sesuai dengan aturan dan tata tertib persidangan, keadaan ini sering diistilahkan “kuorum” . Peserta tersebut di bagi menjadi dua yaitu : peserta penuh dan peninjau yang masing – masing mempunyai hak yang berbeda, (a) Hak Suara adalah hak untuk menentukan pilihan, hanya diperkenankan pada peserta penuh, (b) Hak Bicara adalah hak mengemukakan pendapat, umumnya dimiliki seluruh peserta sidang dan peninjau. (4) perlengkapan sidang, (5) tata tertib sidang, (6) pimpinan dan sekretaris sidang, (7) draft materi sidang, (8) Konsideran.

IV. Macam-macam persidangan

Persidangan mempunyai beberapa bagian dengan pokok bahasan yang bertahap dan berkelanjutan berikut adalah macam – macam persidangan :

1. Sidang pleno adalah : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Biasanya sidang ini adalah sidang pendahuluan untuk menetapkan jadwal, tata tertib dan pemilihan presidium sidang. Sidang pleno juga dapat diistilahkan bagian dari persidangan, maka ada istilah pleno I, pleno II, dst. Pada setiap pleno mempunyai fungsi yang berbeda - beda disesuaikan dengan jadwal acara sidang yang sudah disepakati sebelumnya pada pleno I (pembahasan jadwal tatib, dll) fungsi lain pada pleno lanjutan adalah mengesahkan laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.
2. Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi. Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalm sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.
3. Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang dan merupakan siding penutup pada satu agenda persidangan.

V. Istilah-istilah dalam persidangan

Kita sering mendengar istilah-istilah dalam rapat atau persidangan, istilah tersebut harus dapat di pamahi oleh peserta sidang, berikut adalah istilah-istilah dalam persidangan :

1. Demisioner adalah Kondisi ketika kepengurusan dinon-aktifkan setelah pertanggung jawabannya diterima persidangan .
2. Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan forum pada waktu sidang berlangsung
3. Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
4. Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

VI. Macam-macam interupsi

1. Interupsi point of order : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah.
2. Interupsi point of information : memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan
3. Interupsi point of clarification : meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam
4. Interupsi point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi.

VII. Penggunaan palu dalam sidang

Dalam persidangan, penggunaan palu sangatlah penting, Karena, kesalahan pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang, maka pimpinan sidang harus memahami tata cara pengetukan palu siding, berikut tata cara pengetukan palu sidang :

1. Tiga kali ketukan untuk membuka dan menutup sidang,

2. Satu kali ketukan untuk memutuskan atau mengesahkan hasil rapat dan pengalihan palu sidang

3. Dua kali ketukan untuk Skorsing

4. Mengetuk berkali-kali untuk, Peringatan atau meminta perhatian peserta sidang

VIII. Latihan “Simulasi Sidang”

disajikan pada Workshop Organisai BESIK’s

di Universitas Wiralodra Indramayu tanggal 17 Februari 2011